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Teamwork

Ein für die Bearbeitung des konkreten Falls abgestelltes Inhouse-Team der jeweiligen Partei kann die Effizienz fördern, wenn es mit den extern bestellten Anwälten reibungslos zusammenarbeitet. Es kann für einen optimalen Informationsfluss sorgen und damit den zeitlichen Aufwand für die Sachverhaltserhebung reduzieren. Voraussetzung ist allerdings, dass es die Projektgeschichte gut kennt. Auch kann ein Inhouse-Team die Parteisachverständigen unterstützen und entlasten, indem es die Anknüpfungstatsachen etwa für Verzugsanalysen frühzeitig aufbereitet.

Allerdings gilt es zu bedenken, dass ein solches Inhouse-Team auch Kosten produziert. Daher sollte in regelmäßigen Reviews überprüft werden, ob die Zuarbeit des Inhouse-Teams für die externen Anwälte und die Parteisachverständigen tatsächlich nützlich ist und nicht etwa im schlimmsten Fall dadurch nur eine kontraproduktive „Informationsüberflutung“ erreicht wird.

Managementeinbindung

Ein umfangreiches und damit letztlich potentiell kostspieliges Schiedsverfahren belastet ein Unternehmen. Ob daher ein Verfahren überhaupt geführt werden soll und wenn ja, ob es ratsam ist, es durch einen Vergleich vorzeitig zu beenden, kann das Management nur beurteilen, wenn es sich über die Chancen und Risiken und die Kostenbelastung im Klaren ist. Zudem kann ein Schiedsverfahren „Nebenwirkungen“ haben, wenn es die Beziehung zu Kund:innen belastet oder für ein schlechtes Image sorgt. Die wirtschaftlichen Auswirkungen und die besagten „Nebenwirkungen“ kann letztlich nur das Management beurteilen.

Daher ist es ratsam, das Management regelmäßig zu informieren, wie der Fall aktuell eingeschätzt wird und vor allem, ob sich im Laufe des Schiedsverfahrens diese Einschätzung ändert, etwa weil neue Erkenntnisse gewonnen werden konnten.

Wenn einmal entschieden ist, dass ein Verfahren durchgeführt wird, benötigt das damit betraute Team die Unterstützung und das Vertrauen des Managements. Denn ein ständiges Infragestellen der vereinbarten Vorgehensweise wirkt wie ein „schleichendes Gift“, geht doch der Fokus auf die optimale Fallbearbeitung in dem Maße verloren, wie fortwährend „interne“ Überzeugungsarbeit zu leisten ist.

Folglich gilt, dass das für den Streitfall zuständige Management in ein Schiedsverfahren möglichst von Anfang an aktiv einbezogen werden sollte.

Seitenzahlbegrenzung

Die Begrenzung der Seitenzahl von Schriftsätzen kann die Effizienz des Verfahrens steigern. Wird weniger geschrieben, fallen die Erwiderungen und die Awards geradezu zwangsläufig kürzer aus. Dies spart allen Beteiligten Zeit und damit Kosten.

Es ist keine zwangsläufige Folge einer derartigen Seitenzahlbegrenzung, dass der schriftsätzliche Vortrag damit schlechter zu vermitteln ist. Im Gegenteil, auch Schiedsrichter:innen verfügen nicht über eine unendliche Aufmerksamkeitsspanne. Der Kontext muss somit auf das Wesentliche begrenzt werden. Allerdings sollte die festgelegte Seitenzahl auf den Verfahrensgegenstand abgestimmt sein. Komplexe Baustreitigkeiten mit oftmals etlichen einzelnen Themen benötigen einfach mehr Raum für ihre Darstellung als Verfahren, bei denen es nur um eine Rechtsfrage geht.

Gezielte Auswahl der relevanten Dokumente

Die Begrenzung der Anzahl an Dokumenten, die dem Schiedsgericht von den Parteien vorgelegt werden, steigt ständig. Eine Begrenzung dürfte auch hier zu einer Steigerung der Verfahrenseffizienz führen. Die Vorlage von Dokumenten sollte sich daher auf diejenigen beschränken, die als wesentlich und relevant für den Ausgang des Schiedsverfahrens erachtet werden.

Schließlich sollte man hinterfragen, ob es sinnvoll ist, einer zur Disposition stehenden Offenlegung von Dokumenten zuzustimmen, wie etwa einer „Dokument Production“, oder ob dies im Zweifel nur zu weiterem Aufwand führt.

Videokonferenzen

Der zunehmende Einsatz von Videokonferenzen – ausgelöst durch die Covid-19-Pandemie – hat die Effizienz der Schiedsgerichtsbarkeit erhöht, da das Fehlen von Reisen die Terminierung der Anhörungen erleichtert und die Kosten des Verfahrens mithin verringert.

Allerdings hat dies auch Nachteile. Virtuelle Anhörungen erschweren es den Parteien, das Gericht, die Gegenseite und die Sachverständigen zu verstehen. Sogar die interne Kommunikation ist erschwert, wenn sich die Anwälte und Vertreter der Parteien an verschiedenen Orten befinden. Es ist auch nicht möglich, zwanglos in Vergleichsgespräche einzutreten.

In Anbetracht dessen erscheint es empfehlenswert, Fallmanagementkonferenzen und Anhörungen in kleineren Fällen – in denen die Kosten eine wichtige Rolle spielen – überwiegend per Videokonferenz abzuhalten. In größeren Fällen sollten Anhörungen zu verfahrensrechtlichen Fragen gleichfalls virtuell abgehalten werden, aber Anhörungen zur Sache im Zweifel eher wieder persönlich stattfinden.

Frühzeitige Einbindung der Sachverständigen

In letzter Zeit werden nicht nur vom Schiedsgericht, sondern auch von Anwälten und Unternehmen zunehmend externe Sachverständige hinzugezogen. Es ist ein Trend: Je komplexer der Streitfall in technischer Hinsicht ist, desto mehr wird das Gericht Sachverständige benötigen. Um die Effizienz zu gewährleisten, sollten die Sachverständigen von Anfang an in den Fall einbezogen werden. Damit werden diese in die Lage versetzt, ihr Team auf den Fall bezogen optimal zusammenzusetzen und frühzeitig die für den konkreten Fall am besten geeignete Methode der Begutachtung festzulegen, was insbesondere in Verzugsfällen von kardinaler Bedeutung ist.

Weiter sollte das Schiedsgericht die Sachverständigen frühzeitig zu gemeinsamen Stellungnahmen auffordern, um grundlegende Meinungsverschiedenheiten im späteren Verlauf des Verfahrens zu vermeiden. Dies ist ein besserer Ansatz als die Anordnung der gleichzeitigen Einreichung der Sachverständigengutachten, die nicht immer die Effizienz erhöht, sondern oftmals dazu führt, dass aneinander vorbeigeschrieben wird.

Proaktiver Vorsitzender

Die Proaktivität des Vorsitzenden kann dazu beitragen, Kosten zu sparen. Dazu sollte der oder die Vorsitzende Parteien und Sachverständige anleiten, sich auf die wichtigsten Streitpunkte zu konzentrieren. Das Schiedsgericht könnte auch daran denken, vor der eigentlichen Anhörung eine Sitzung mit den Sachverständigen abhalten, um die strittigen Punkte des Streits einzugrenzen. Die gleichzeitige Befragung von Sachverständigen (Hot Tubbing) ist ein weiteres bekanntes Mittel, um ein möglichst effizientes Verfahren zu gewährleisten.

Emergency Arbitration

Emergency Arbitration ist ein weiteres Mittel zur Effizienzsteigerung, da eine monatelange Wartezeit bis zur Konstituierung eines Schiedsgerichts vermieden werden kann. Oftmals sind Verzögerungen bei Schiedsverfahren darauf zurückzuführen, dass die Beteiligten einfach mit anderen Fällen beschäftigt sind. Hier aber müssen sich die Parteien und Schiedsrichter:innen an einen sehr engen und zwingenden Zeitplan halten. Alle Beteiligten sind gezwungen, sich auf den Fall zu konzentrieren und Verzögerungen unter allen Umständen zu vermeiden.

Scrutiny

Die Prüfung von Schiedssprüchen (Scrutiny) durch die ICC erhöht nicht die Effizienz des Verfahrens selbst, wohl aber die Effizienz der Vollstreckung. Die Vollstreckung aber ist zeit- und kostenaufwendig. Die Prüfung der Schiedssprüche dient damit letztlich der Verfahrenseffizienz, denn sie erhöht die Chancen einer erfolgreichen Vollstreckung des jeweiligen Schiedsspruchs.

Fazit

Den Parteien und ihren Berater:innen stehen Mittel zur Verfügung, die Effizienz komplexer Schiedsverfahren zu erhöhen. Einige dieser Mittel können selbstbestimmt eingesetzt werden, bei anderen ist das Einverständnis der anderen Seite erforderlich. Es ist dabei wohl hinzunehmen, dass je nach Einschätzung des Falls nicht jede Partei an größtmöglicher Effizienz interessiert ist.

 

Bildnachweis: © UnitoneVector – IStock 1126349486

* Dieser Beitrag fasst die Paneldiskussion des Workshops on International Construction Arbitration zusammen, den ICC Germany und Mayer Brown LLP am 8. September 2022 im Rahmen des ICC Arbitration Forums gemeinsam abhielten.

Mehr aus dem ICC Germany Magazin Nr. 15 finden Sie >> hier.